Verwaltung

Bundesamt mit 600 Angestellten

Aufgabenstellung:

• Im Rahmen mehrerer Analysen wurde im Bereich der Beschaffungsorganisation Optimierungspotential festgestellt, welches durch die Zentralisierung der Beschaffungsleistungen realisiert werden soll.
• Die GL hat sich zur Vereinheitlichung der Beschaffungsleistungen in Form einer  Zentralisierung im Bereich Materialwirtschaft committed.
• Aufgrund der angestrebten Vereinheitlichung müssen die bestehenden, unterschiedlichen Prozessdokumentationen in Form eines SOLL-Prozesses vereinheitlicht werden.

Zielsetzung:

• Durch die Erarbeitung eines einheitlichen Prozessmodells für sämtliche Beschaffungen sollen folgende Ziele erreicht werden:

         a) Reduktion der Durchlaufzeiten

         b) Steigerung der Qualität

• Auf Basis des Prozessmodells sollen den entsprechenden Anspruchsgruppen die notwendigen, relevanten Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden.

• Sekundäre Ziele:

Mit den erarbeiteten Soll-Prozessen konnte die Zielerreichung sichergestellt werden. Die Umsetzung wurde durch das Amt selber durchgeführt - spätere Nachfragen bestätigten, dass die Prozesse erfolgreich eingeführt werden konnten.

Teil eines Departementes mit 760 Angestellten

Auftrag: Optimierung der externen Software-Wartungsverträge (3rd-Level) von Individual-Software.

• Analyse, Konzept und Umsetzungsplanung in Form eines Berichtes und einer Präsentation festgehalten
• Nebst den Vertragsinhalten wurde auch das Vertragsmanagement analysiert und entsprechende Verbesserungsmassnahmen vorgeschlagen
• Durch die Aufsplittung der pauschalen Wartungsgebühren in eine pauschale Betriebsbereitschaftsgebühr und in eine nach Aufwand abzurechnende Incidentbehebung, konnte ein grosses Einsparpotential ermittelt werden
• Ausarbeitung eines neuen Incident-Rapports, welcher eine Ticketauswertung nach Ursachen und eine Selbstdeklaration der Lieferanten zu deren Einhaltung der Service-Level-Parameter beinhaltet
• Aufbau eines Benchmarks der verschiedenen Individualsoftware-Applikationen
• Vorbereiten und Begleiten von Vertragsverhandlungen mit Lieferanten

Im Anschluss erteilte der Kunde mangels eigener Ressourcen den Auftrag zur Betriebsunterstützung in unterschiedlichen Bereichen:

• Ausarbeiten neuer Offertanfrage-Dokumente
• Koordination der Massnahmen mit dem BBL und dem amtseigenen Einkauf
• Erarbeitung einer Namenskonventionen und Gleichstellung der Namen in unterschiedlichen Applikationen, inkl. SAP-Innenauftragsbezeichnungen
• Vorbereitung eines Workshops zur Koordination der Arbeiten für die Einführung eines neu migrierten Incident-Managementstools
• Ausarbeiten von Arbeitsanleitungen für dieses Tool
• Synchronisierung der dazugehörenden Prozesse (Incident-, Change-, Release- und Problem-Management) mit den Möglichkeiten des Tools
• Aufbau einer Checkliste für Qualitätsaudits bei Lieferanten
• Aufbau eines Vertragcontrollings